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Comment les dirigeants d'établissement et les administrateurs peuvent-ils gérer leur Répertoire ?

Les chefs d'établissement et les enseignants disposant d'autorisations d'administrateur peuvent ajouter, modifier et supprimer des élèves, ainsi qu'inviter et supprimer des enseignants de leur annuaire scolaire.

Les élèves peuvent être ajoutés au Répertoire de l'établissement de deux façons :

  1. Par un chef d'établissement, un administrateur ou un mentor ajoutant manuellement les noms des élèves ou téléchargeant une liste scolaire.
  2. En étant ajouté automatiquement lorsque un enseignant vérifié ajoute de nouveaux noms d'élèves à sa classe.

Veuillez noter : Les chefs d'établissement et les enseignants disposant d'autorisations d'administrateur peuvent inclure les e-mails des parents lorsqu'ils saisissent de nouveaux élèves dans l'annuaire. Lorsque l'adresse électronique d'un parent est ajoutée au profil d'un élève, le parent reçoit un courriel l'informant qu'il a été invité à se joindre à la communauté scolaire. Lorsqu'un enseignant importe l'élève du répertoire vers sa classe, toutes les connexions parentes existantes seront également importées dans la classe.

Sur le site web

Pour ajouter de nouveaux élèves à votre Répertoire :

  1. En haut du tableau, à gauche de votre écran, sélectionnez le nom de votre établissement, puis l'onglet « Répertoire »
  2. Sélectionnez l'onglet « Élèves », puis cliquez sur le bouton bleu « + Ajouter des élèves »
  3. À partir de là, vous pouvez choisir de saisir le nom de chaque élève et l'adresse e-mail des parents (facultatif) ou vous pouvez télécharger une liste à partir de Microsoft Word ou Excel.
  4. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez « J'ai fini d'ajouter des élèves ».

Comment ajouter à votre Répertoire des élèves qui se trouvent déjà dans une classe :

Si vous voyez des élèves dans une classe mais qu'ils n'apparaissent pas dans votre Répertoire, le titulaire de la classe peut inclure tous les élèves dans le Répertoire. S'il ne manque que quelques élèves, le titulaire de la classe doit inclure tous les élèves dans le Répertoire, et seuls les élèves manquants seront ajoutés.

1. Assurez-vous d'abord que vous êtes le propriétaire/administrateur de la classe et que votre compte est vérifié

2. Dans les Paramètres de votre classe, allez à « Connecter les élèves ». Cliquez sur le bouton dans la bannière en bas de la fenêtre indiquant « Ajouter des élèves au Répertoire ».

                                                                                                                      

Pour modifier ou supprimer des élèves :

Vous pouvez modifier le nom d'un élève, son statut de diplôme ou les connexions de parent en cliquant sur son nom dans l'onglet « Élèves » dans le Répertoire de votre établissement. Pour cela :

  1. En haut du tableau, à gauche de votre écran, sélectionnez le nom de votre établissement, puis l'onglet « Répertoire »
  2. Sélectionnez l'onglet « Élèves »
  3. Saisissez le nom de l'élève que vous souhaitez modifier dans la ligne « Recherche par nom ». Cliquez ensuite sur l'élève correspondant sur la liste qui s'affiche plus bas
  4. Cliquez sur le nom de l'élève pour faire apparaître une fenêtre pop-up. De là, vous pouvez modifier le prénom et le nom de l'élève, ajouter ou supprimer des connexions de parent ou supprimer l'élève de l'établissement. *Supprimer un élève du Répertoire ne le supprime pas des classes dans lesquelles il se trouve. 

Remarque : si vous modifiez le nom d'un élève ou vous supprimez la connexion de parent d'un élève, les informations de l'élève seront modifiées dans toutes les classes dans lesquelles il se trouve, c'est pourquoi cette fonctionnalité doit être utilisée avec prudence.  

 

Pour supprimer ou diplômer plusieurs élèves :

  1. Dans l'onglet « Élèves », déplacez-vous jusqu'au niveau/catégorie où les élèves se trouvent.
  2. Cliquez sur les trois points à droite du nom de la catégorie
  3. Choisissez « Diplômer » pour que les élèves apparaissent comme inactifs dans votre Répertoire ou « Supprimer » pour supprimer leurs noms et les connexions de parent de la liste du Répertoire.
  4. Tous les élèves dans ce groupe seront automatiquement sélectionnés. Désélectionnez les élèves que vous ne souhaitez pas modifier, puis confirmez cette action pour les noms d'élèves sélectionnés.

Vous pouvez diplômer une classe entière d'élèves ou sélectionner certains élèves d'une classe pour les diplômer s'ils quittent votre établissement. Cela permet de s'assurer que toutes les connexions de parent avec l'Établissement sont closes. Les anciennes publications de l'Histoire de la classe et du Portfolio de l'élève demeureront dans le fil d'actualité des parents après avoir été diplômé.

Ces élèves seront répertoriés dans votre répertoire dans « Élèves diplômés ». Pour annuler le statut de diplôme, vous pouvez à tout moment cliquer sur le nom de l'élève puis sur « Annuler le diplôme ».

 

Pour fusionner des listes d'élèves :

Si le même élève figure deux fois dans le Répertoire de votre établissement et que vous êtes un responsable ou un dirigeant d'établissement validé, vous pouvez fusionner les deux listes. Veuillez noter que les élèves ne peuvent être fusionnés que s'il n'y a jamais eu de connexion de parent pour une liste ou les deux listes des élèves. De plus, si un compte d'élève a été créé par les deux listes d'élèves, les deux listes du même élève ne pourront pas être fusionnées.

  1. En haut du tableau, à gauche de votre écran, sélectionnez le nom de votre établissement, puis l'onglet « Répertoire »
  2. Sélectionnez l'onglet « Élèves », puis le bouton bleu « Fusionner »
  3. Chercher le nom de l'élève, puis lorsque vous aurez trouvé les deux noms, cliquez sur « Fusionner »

Remarque : l'action de fusionner deux élèves ne peut pas être annulée, c'est pourquoi cette fonctionnalité doit être utilisée avec prudence.

 

Pour ajouter des enseignants :

Les responsables et les dirigeants d'établissement validés peuvent inviter d'autres membres du personnel à se joindre à leur établissement en leur envoyant une invitation par courriel. Cliquez sur « Inviter un enseignant ou un membre du personnel » pour en inviter un ou sur « Ajouter une liste d'enseignants » pour en inviter plusieurs à la fois. 

 

Pour supprimer des enseignants :

Les dirigeants d'établissement, les administrateurs et les responsables validés peuvent supprimer des enseignants connectés au Répertoire de l'établissement.

  1. En haut du tableau, à gauche de votre écran, sélectionnez le nom de votre établissement, puis l'onglet « Répertoire »
  2. Dans l'onglet « Enseignant », dans « Personnel de l'établissement », sélectionnez la petite flèche pointant vers le bas à droite de l'enseignant que vous souhaitez supprimer, puis « Supprimer de l'établissement »
  3. Confirmez la sélection en sélectionnant « Supprimer » dans la fenêtre pop-up
  4. Choisissez le nom d'un autre enseignant validé (vous pouvez vous sélectionner vous-même) pour qu'il devienne le nouveau titulaire de toutes les classes actives appartenant à l'enseignant (s'il y en a). Si l'enseignant est un co-enseignant dans plusieurs classes qui sont encore utilisées, demandez aux titulaires de ces classes de supprimer l'enseignant partant.    

*Remarque : supprimer un enseignant de votre Répertoire ne supprimera pas son compte ClassDojo De plus, lorsqu’un(e) enseignant(e) est supprimé(e) de l’établissement sur le site web, son accès aux classes de votre répertoire est désactivé. 

Depuis l'application

Voici comment effectuer les tâches suivantes depuis l'application :

Pour ajouter des élèves :

  1. Sur le tableau de votre compte, sélectionnez le nom de votre établissement dans « Établissement » puis appuyez sur l'onglet « Répertoire de l'établissement »
  2. Après avoir sélectionné l'onglet « Élèves », appuyez sur le bouton bleu « + Ajouter un élève » près de la partie supérieure de la page
  3. Saisissez le nom de l'élève, puis appuyez sur le bouton bleu « +Ajouter [nom de l'enfant] »
  4. Lorsque vous aurez terminé d'ajouter des élèves, sélectionnez « Terminé » dans le coin supérieur droit de l'écran

Remarque :  vous ne pouvez pas inviter des parents sur l'application en même temps que vous ajoutez l'élève au répertoire. Pour inviter un parent à se connecter à l'élève sur l'application, faites défiler la liste des élèves dans le Répertoire de l'établissement, puis sélectionnez le nom de l'enfant (les élèves que vous avez ajoutés directement de cette façon seront répertoriés dans le bas dans « Aucune classe actuelle »). Sélectionnez l'option « Inviter un parent », saisissez simplement l'adresse électronique du parent que vous souhaitez connecter à l'élève, puis appuyez sur « Inviter ». Le parent recevra alors une invitation par courriel pour se connecter à l'élève. Lorsque les enseignants importent l'élève depuis le Répertoire de l'établissement, les connexions de parent sont automatiquement importées avec l'élève. Lorsque les enseignants importent l'élève à partir de l'annuaire de l'école, ces connexions parentales accompagnent automatiquement l'élève.

Pour modifier des élèves :

Vous pouvez modifier le nom d'un élève sur l'application ClassDojo. Visitez le site web de ClassDojo pour modifier les connexions de parent ou le statut de diplôme.

  1. Sur le tableau de votre compte, sélectionnez le nom de votre établissement dans « Établissement » puis appuyez sur l'onglet « Répertoire de l'établissement »
  2. Après avoir sélectionné l'onglet « Élèves », faites défiler les élèves pour trouver l'élève que vous souhaitez modifier
  3. Sélectionnez le nom de l'élève, puis « Modifier l'élève »
  4. Effectuez les modifications souhaitées dans le nom de l'élève, puis appuyez sur « Enregistrer » dans le coin supérieur droit
  5. Confirmez l'action en appuyant sur « Enregistrer » dans la fenêtre pop-up

Pour supprimer des élèves :

  1. Sur le tableau de votre compte, sélectionnez le nom de votre établissement dans « Établissement », puis appuyez sur l'onglet « Répertoire de l'établissement »
  2. Après avoir sélectionné l'onglet « Élèves », faites défiler les élèves pour trouver l'élève que vous souhaitez supprimer de l'établissement
  3. Sélectionnez le nom de l'élève, puis « Supprimer l'élève »
  4. Confirmez l'action en appuyant sur « Supprimer » dans la fenêtre pop-up

Pour fusionner des listes d'élèves :

Vous pouvez facilement fusionner les listes d'élèves en double sur le site web de ClassDojo ! Cette fonctionnalité n'est pas disponible actuellement sur l'application iOS.

Pour diplômer des élèves :

Vous pouvez diplômer une classe entière d'élèves ou sélectionner certains élèves d'une classe pour les diplômer s'ils quittent votre établissement. Cela permet de s'assurer que toutes les connexions de parent avec l'Établissement sont closes. Les anciennes publications de l'Histoire de la classe et du Portfolio de l'élève demeureront dans le fil d'actualité des parents après avoir été diplômé.

  1. Sur le tableau de votre compte, sélectionnez le nom de votre établissement dans « Établissement » puis appuyez sur l'onglet « Répertoire de l'établissement »
  2. Après avoir sélectionné l'onglet « Élèves », appuyez sur le bouton bleu « Diplômer »
  3. Une liste de toutes les classes de l'établissement s'affichera alors. Sélectionnez la bulle à côté de chaque classe avec les élèves que vous souhaitez diplômer puis appuyez sur « Continuer »
  4. La fenêtre suivante affichera alors tous les élèves dans chaque classe. La bulle située à côté du nom de chaque élève sera sélectionnée, mais si vous ne souhaitez pas diplômer un élève en particulier, il vous suffit de décocher la bulle en appuyant dessus. Lorsque tout est prêt, sélectionnez « Diplômer »

Ces élèves seront répertoriés dans le Répertoire de votre établissement dans « Élèves diplômés ». Pour annuler le statut de diplôme d'un élève, veuillez vous rendre sur le site web de ClassDojo pour réaliser cette action. Cette fonctionnalité n'est pas disponible actuellement sur l'application.

Pour supprimer des enseignants :

Les dirigeants d'établissement et les responsables validés peuvent supprimer des enseignants connectés au Répertoire de l'établissement.

  1. Sur le tableau de votre compte, sélectionnez le nom de votre établissement dans « Établissement », puis appuyez sur l'onglet « Répertoire de l'établissement »
  2. Sélectionnez l'onglet « Enseignants »
  3. Dans « Personnel de l'établissement », sélectionnez l'enseignant que vous souhaitez supprimer du Répertoire de votre établissement
  4. Sélectionnez « Supprimer l'enseignant »
  5. Confirmez l'action en appuyant sur « Ok » dans la fenêtre pop-up

Remarque : Lorsqu'un enseignant est supprimé de votre annuaire scolaire sur l'application iOS, il n'aura plus accès aux classes connectées à votre école.