Les responsables d'établissement et les membres du personnel disposant des autorisations d'administrateur peuvent ajouter, modifier et supprimer des élèves ainsi qu'inviter et retirer des enseignants de leur Répertoire de l'établissement.
Les élèves peuvent être ajoutés à votre Répertoire de l'établissement de plusieurs manières différentes :
- Un membre du personnel approuvé par l'établissement ajoute manuellement les noms des élèves ou téléverse une liste des cours dans le Répertoire.
- Un membre du personnel approuvé par l'établissement crée un cours tout en étant relié à votre établissement puis ajoute les élèves au cours.
- Un membre du personnel approuvé par l'établissement transfère son cours personnel dans le Répertoire, ajoutant ainsi les élèves à votre établissement.
Remarque : Les utilisateurs approuvés par l'établissement peuvent ajouter les emails des parents lors de l'inscription de nouveaux élèves dans le Répertoire. Lorsqu'un email de parent est ajouté au profil d'un élève, le parent reçoit un email l'informant qu'il a été invité à rejoindre la communauté de l'établissement. Lorsqu'un enseignant importe l'élève du répertoire vers sa classe, toutes les connexions parentes existantes seront également importées dans la classe.
Sur le site web
Pour ajouter de nouveaux élèves à votre Répertoire :
- Cliquez sur « Répertoire » sur la gauche de votre écran.
- Sélectionnez l’onglet « Élèves » puis cliquez sur le bouton violet « + Ajouter des élèves ».
- À partir de là, vous pouvez choisir de saisir le nom de chaque élève et l'adresse e-mail des parents (facultatif) ou vous pouvez télécharger une liste à partir de Microsoft Word ou Excel.
- Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez « J'ai fini d'ajouter des élèves ».
Comment ajouter à votre Répertoire des élèves qui se trouvent déjà dans une classe :
Si vous voyez des élèves dans un cours mais pas dans le Répertoire, il est possible que le cours soit un cours personnel. Le propriétaire du cours peut transférer son cours à votre établissement (ce qui ajoutera tous les élèves à votre Répertoire) lorsque son compte est approuvé dans votre établissement en suivant les étapes de ce guide : Qu'est-ce qu'un cours personnel ?
Si le cours n'est pas un cours personnel, ou si seuls quelques élèves manquent dans le Répertoire, veuillez contacter notre équipe ici, et nous serons ravis de vous aider !
Pour modifier, retirer ou annuler la graduation d'élèves :
Vous pouvez modifier le nom d'un élève, son statut de diplôme ou les connexions de parent en cliquant sur son nom dans l'onglet « Élèves » dans le Répertoire de votre établissement. Pour ce faire :
- Cliquez sur « Répertoire » sur la gauche de votre écran.
- Sélectionnez l’onglet « Élèves ».
- Utilisez la ligne « Rechercher par nom » pour saisir le nom de l’élève que vous souhaitez modifier. Cliquez ensuite sur le nom de l’élève correspondant dans la liste générée ci-dessous.
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Cliquez sur le nom de l'élève pour faire apparaître une fenêtre pop-up. À partir d'ici, vous pouvez :
- Modifier le prénom et le nom de famille de l’élève.
- Ajouter ou retirer les connexions parentales.
- Retirer l’élève de l'établissement. *La suppression d’un élève du Répertoire ne le retire pas des cours auxquels il participe. *
- Annuler la graduation si l’élève se trouve dans la section « Diplômés ».
Remarque : si vous modifiez le nom d'un élève ou vous supprimez la connexion de parent d'un élève, les informations de l'élève seront modifiées dans toutes les classes dans lesquelles il se trouve, c'est pourquoi cette fonctionnalité doit être utilisée avec prudence.
Pour diplômer des élèves :
- Cliquez sur « Répertoire » sur la gauche de votre écran.
- Cliquez sur « Élèves »
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Si vous souhaitez diplômer un cours spécifique : Cliquez sur le bouton « Diplômer » à droite de votre écran, puis sélectionnez le(s) cours à diplômer et cliquez sur « Suivant ».
Si vous souhaitez diplômer un niveau entier : Cliquez sur « Tout sélectionner » à droite de l’intitulé du niveau. - Désélectionnez les élèves qui ne doivent pas être diplômés (le cas échéant), puis cliquez sur « Diplômer les élèves » pour diplômer les élèves.
- Cliquez sur « Diplômer les élèves » en bas à droite pour diplômer les élèves.
Vous pouvez diplômer une classe ou un niveau complet d’élèves ou sélectionner certains élèves d'une classe ou d'un niveau à diplômer s'ils quittent votre établissement. Diplômer un cours archivera ce cours et diplômera les élèves sélectionnés dans ce cours. Lorsqu’un élève est diplômé, ses connexions parentales ne verront plus l’Historique de l'Établissement ; toutefois, les anciennes publications de l’Historique du cours et du Portfolio de l’élève resteront dans le fil d’actualité du parent.
Ces élèves seront répertoriés dans votre répertoire dans « Élèves diplômés ». Pour annuler le statut de diplôme, vous pouvez à tout moment cliquer sur le nom de l'élève puis sur « Annuler le diplôme ».
Pour fusionner des listes d'élèves :
Si vous avez le même élève inscrit deux fois dans votre Répertoire de l'établissement, vous pouvez fusionner les deux entrées si vous êtes un Responsable d'établissement vérifié, un Administrateur ClassDojo ou un Mentor. Veuillez noter que les élèves ne peuvent être fusionnés que si :
- Il n'y a pas de connexions parentales, ou si une seule des entrées possède une connexion parentale.
- Le Portfolio n’a pas été utilisé ou n’a été utilisé que par un seul profil.
- L’élève ne s’est connecté qu’à un seul profil.
- Cliquez sur « Répertoire » sur la gauche de votre écran.
- Sélectionnez l’onglet « Élèves » puis le bouton « Fusionner ».
- Recherchez le nom de l’élève, puis cliquez sur les deux profils que vous souhaitez fusionner.
- Une fois les deux profils sélectionnés, cliquez sur « Fusionner ».
Remarque : La fusion de deux élèves ne peut pas être annulée, veuillez donc utiliser cette fonctionnalité avec prudence.
Pour ajouter des membres du personnel :
Les utilisateurs approuvés par l'établissement peuvent inviter d'autres membres du personnel à rejoindre leur établissement via une invitation par email. Pour ce faire :
- Cliquez sur « Répertoire » sur la gauche de votre écran.
- Cliquez sur « Personnel ».
- Cliquez sur « Inviter le personnel ».
Vous pouvez utiliser le lien, les invitations par email individuel ou SMS, ou cliquer sur « Importer une liste » pour inviter plusieurs membres du personnel à la fois.
Pour retirer des membres du personnel :
Les responsables d'établissement et administrateurs ClassDojo vérifiés peuvent retirer les membres du personnel reliés au Répertoire de l'établissement.
- Cliquez sur « Répertoire » sur la gauche de votre écran.
- Dans l’onglet « Personnel », vous pouvez utiliser le champ « Rechercher par nom » pour rechercher le nom du membre du personnel.
- Cliquez sur le nom du membre du personnel ou cliquez sur « ... » en face de son nom puis sélectionnez « Retirer de l'établissement ».
- Choisissez le nom d’un autre membre du personnel approuvé (vous pouvez vous sélectionner) pour devenir le nouveau propriétaire de tous les cours actifs de l’enseignant (le cas échéant).
- Cliquez sur « OK » pour retirer l’enseignant de l'établissement et transférer la propriété des cours.
*Remarque : supprimer un enseignant de votre Répertoire ne supprimera pas son compte ClassDojo De plus, lorsqu’un(e) enseignant(e) est supprimé(e) de l’établissement sur le site web, son accès aux classes de votre répertoire est désactivé.
Depuis l'application
Voici comment effectuer les tâches suivantes depuis l'application :
Pour ajouter des élèves :
- Sur le tableau de votre compte, sélectionnez le nom de votre établissement dans « Établissement » puis appuyez sur l'onglet « Répertoire de l'établissement »
- Après avoir sélectionné l'onglet « Élèves », appuyez sur le bouton bleu « + Ajouter un élève » près de la partie supérieure de la page
- Saisissez le nom de l'élève, puis appuyez sur le bouton bleu « +Ajouter [nom de l'enfant] »
- Lorsque vous aurez terminé d'ajouter des élèves, sélectionnez « Terminé » dans le coin supérieur droit de l'écran
Remarque : vous ne pouvez pas inviter des parents sur l'application en même temps que vous ajoutez l'élève au répertoire. Pour inviter un parent à se connecter à l'élève sur l'application, faites défiler la liste des élèves dans le Répertoire de l'établissement, puis sélectionnez le nom de l'enfant (les élèves que vous avez ajoutés directement de cette façon seront répertoriés dans le bas dans « Aucune classe actuelle »). Sélectionnez l'option « Inviter un parent », saisissez simplement l'adresse électronique du parent que vous souhaitez connecter à l'élève, puis appuyez sur « Inviter ». Le parent recevra alors une invitation par courriel pour se connecter à l'élève. Lorsque les enseignants importent l'élève depuis le Répertoire de l'établissement, les connexions de parent sont automatiquement importées avec l'élève. Lorsque les enseignants importent l'élève à partir de l'annuaire de l'école, ces connexions parentales accompagnent automatiquement l'élève.
Pour modifier des élèves :
Vous pouvez modifier le nom d'un élève sur l'application ClassDojo. Visitez le site web de ClassDojo pour modifier les connexions de parent ou le statut de diplôme.
- Sur le tableau de votre compte, sélectionnez le nom de votre établissement dans « Établissement » puis appuyez sur l'onglet « Répertoire de l'établissement »
- Après avoir sélectionné l'onglet « Élèves », faites défiler les élèves pour trouver l'élève que vous souhaitez modifier
- Sélectionnez le nom de l'élève, puis « Modifier l'élève »
- Effectuez les modifications souhaitées dans le nom de l'élève, puis appuyez sur « Enregistrer » dans le coin supérieur droit
- Confirmez l'action en appuyant sur « Enregistrer » dans la fenêtre pop-up
Pour supprimer des élèves :
- Sur le tableau de votre compte, sélectionnez le nom de votre établissement dans « Établissement », puis appuyez sur l'onglet « Répertoire de l'établissement »
- Après avoir sélectionné l'onglet « Élèves », faites défiler les élèves pour trouver l'élève que vous souhaitez supprimer de l'établissement
- Sélectionnez le nom de l'élève, puis « Supprimer l'élève »
- Confirmez l'action en appuyant sur « Supprimer » dans la fenêtre pop-up
Pour fusionner des listes d'élèves :
Vous pouvez facilement fusionner les listes d'élèves en double sur le site web de ClassDojo ! Cette fonctionnalité n'est pas disponible actuellement sur l'application iOS.
Pour diplômer des élèves :
Vous pouvez diplômer une classe entière d'élèves ou sélectionner certains élèves d'une classe pour les diplômer s'ils quittent votre établissement. Cela permet de s'assurer que toutes les connexions de parent avec l'Établissement sont closes. Les anciennes publications de l'Histoire de la classe et du Portfolio de l'élève demeureront dans le fil d'actualité des parents après avoir été diplômé.
- Sur le tableau de votre compte, sélectionnez le nom de votre établissement dans « Établissement » puis appuyez sur l'onglet « Répertoire de l'établissement »
- Après avoir sélectionné l'onglet « Élèves », appuyez sur le bouton bleu « Diplômer »
- Une liste de toutes les classes de l'établissement s'affichera alors. Sélectionnez la bulle à côté de chaque classe avec les élèves que vous souhaitez diplômer puis appuyez sur « Continuer »
- La fenêtre suivante affichera alors tous les élèves dans chaque classe. La bulle située à côté du nom de chaque élève sera sélectionnée, mais si vous ne souhaitez pas diplômer un élève en particulier, il vous suffit de décocher la bulle en appuyant dessus. Lorsque tout est prêt, sélectionnez « Diplômer »
Ces élèves seront répertoriés dans le Répertoire de votre établissement dans « Élèves diplômés ». Pour annuler le statut de diplôme d'un élève, veuillez vous rendre sur le site web de ClassDojo pour réaliser cette action. Cette fonctionnalité n'est pas disponible actuellement sur l'application.
Pour supprimer des enseignants :
Les dirigeants d'établissement et les responsables validés peuvent supprimer des enseignants connectés au Répertoire de l'établissement.
- Sur le tableau de votre compte, sélectionnez le nom de votre établissement dans « Établissement » puis appuyez sur l'onglet « Répertoire de l'établissement »
- Sélectionnez l'onglet « Enseignants »
- Dans « Personnel de l'établissement », sélectionnez l'enseignant que vous souhaitez supprimer du Répertoire de votre établissement
- Sélectionnez « Supprimer l'enseignant »
- Confirmez l'action en appuyant sur « Ok » dans la fenêtre pop-up
Remarque : Lorsqu'un enseignant est supprimé de votre annuaire scolaire sur l'application iOS, il n'aura plus accès aux classes connectées à votre école.