FERPA yasasında geçen "Eğitim Kayıtları" nedir?
Genel olarak, Aile Eğitimi Hakları ve Mahremiyet Yasası yani FERPA, eğitim kayıtlarından kişisel olarak tanımlanabilir bilgilerin (yani PII’lerin) yayınlanması için velilerin veya “elverişli durumdaki öğrencilerin” (en az 18 yaşında olan veya bir lise sonrasında bir kuruma devam eden öğrenciler) yazılı onayını gerektirir. Yazılı rızanın bulunmadığı durumlarda, FERPA, bir eğitim kurumu veya kuruluşunun, ifşanın 20 U.S.C.'de belirtilen "muafiyetlerden" bir veya daha fazlasını karşılaması halinde, bir öğrencinin eğitim kayıtlarından PII'yi yani Kişisel Olarak Tanımlanabilir Bilgileri ifşa etmesine izin verir. 20 U.S.C.'deki ilgili bölüm:1232g(b) and (h) – (j) and 34 CFR § 99.31'dir. Lütfen Eğitim Bakanlığı'nın, Gizlilik Teknik Destek Merkezi (PTAC) FERPA yazılı onay gerekliliğine dair en yaygın şekilde kullanılan 4 istisnanın özetine bakın. FERPA, (şirketlerin aksine) Eğitim Bakanlığı'ndan federal fon alan okulların veya eğitim kurumlarının uyması gereken bir yönetmeliktir.
Size herhangi bir hukuki tavsiyede bulunamayız ve işbu FERPA yasası "ipuçları" ile ilgili bir hukuki tavsiyede de bulunmuyoruz. İlâveten, bu yasal olarak bağlayıcı değildir ve bu “ipuçlarındaki” hiçbir şey FERPA ile uyumluluğunuzu garanti etmez, ancak yararlı, açık bir rehber olmasını umuyoruz!
FERPA yasası kapsamındaki bir (K-12) “eğıtim kaydı” aşağıda açıklanmıştır:
Eğitim Kayıtları (i) doğrudan öğrenciyle ilgili bilgiler içeren; ve (ii) bir eğitim kurumu veya kuruluşu veya bu kurum veya kuruluş adına hareket eden bir kişi tarafından0> tutulan kayıtlar, dosyalar, belgeler ve diğer materyaller anılamındadır.
"Eğitim kayıtları" terimi şunları içermez:
(i) öğretim, denetim ve idari personel ile bunlara yardımcı olan eğitim personeline ait kayıtlar yalnızca bunları düzenleyenin mülkiyetinde olan ve bir vekil dışında başka herhangi bir kişinin erişemeyeceği veya açıklayamayacağı kayıtlar;
(ii) Eğitim kurumu veya kuruluşunun bir kolluk birimi tarafından tutulan ve söz konusu kolluk birimi tarafından kolluk görevini yerine getirmek amacıyla oluşturulan kayıtlar;
(iii) bir eğitim kurumu veya kuruluşu tarafından istihdam edilen ancak söz konusu kurum veya kuruluşa devam etmeyen kişiler söz konusu olduğunda, normal iş akışı içinde iş gereği işleme tabi tutulan ve saklanan, yalnızca söz konusu kişinin çalışan sıfatıyla ilgili olan ve başka herhangi bir amaçla kullanılamayan kayıtlar; veya
(iv) 18 yaşında veya daha büyük olan ya da bir ortaöğretim sonrası eğitim kurumuna devam eden bir öğrenci hakkında bir doktor, psikiyatrist, psikolog veya mesleki olan veya mesleki olmayan sıfatıyla hareket eden veya bu sıfatla yardımcı olan diğer türden tanınmış bir profesyonel veya yardımcı profesyonel tarafından yapılan işlemler veya tutulan kayıtlar, ve yalnızca öğrenciye tedavi sağlanmasıyla bağlantılı olarak yapılan, muhafaza edilen veya kullanılan ve söz konusu tedaviyi sunan kişiler dışında hiç kimsenin erişimine açık olmayan kayıtlar; ancak bu tür kayıtlar öğrencinin seçtiği bir doktor veya diğer uygun profesyoneller tarafından şahsen incelenebilir
NOT: uygun şekilde kimliksizleştirilmiş veya "rehber bilgileri" istisnası kapsamında paylaşılan öğrenci bilgileri FERPA tarafınca korunmaz ve bu yüzdendir ki, FERPA'nın kullanım ve yeniden ifşa sınırlamalarına tâbi değildir.
FERPA yasasında yer alan "Rehber Bilgileri" nedir?
Rehber bilgileri Rehber bilgileri, bir öğrencinin eğitim kaydında yer alan ve açıklanması halinde genellikle zararlı veya gizlilik ihlâli olarak değerlendirilmeyecek bilgiler anlamına gelir.
Rehber bilgileri, öğrencinin adı; adresi; telefon listesi; elektronik posta adresi; fotoğrafı; doğum tarihi ve yeri; ana çalışma alanı; sınıf seviyesi; kayıt durumu (örn.lisans veya lisansüstü, tam zamanlı veya yarı zamanlı gibi); yoklamalara katılım tarihleri; resmi olarak tanınan faaliyetlere ve sporlara katılım; atletik takım üyelerinin ağırlığı ve boyu; aldığı dereceler, takdir/teşekkür durumu ve ödülleri ve en son katıldığı eğitim kurumu veya eğitim kuruluşu bilgilerini içerir, ancak bunlarla sınırlı değildir.
Rehber bilgileri bir öğrencinin şu bilgilerini içeremez:
- Sosyal güvenlik numarası; veya
- Bu tanımın (c) paragrafında belirtilenler hariç olmak üzere; Öğrenci Kimlik (ID) numarası.
Bu tanımın (a) ve (b) paragrafları uyarınca, rehber bilgileri şunları içerir:
- Bir öğrenci tarafından elektronik sistemlere erişim veya iletişim amacıyla kullanılan bir öğrenci kimlik numarası, kullanıcı kimliği veya diğer benzersiz kişisel tanımlayıcı, ancak tanımlayıcı, kişisel kimlik numarası (PIN), şifre veya yalnızca yetkili kullanıcı tarafından bilinen veya sahip olunan diğer faktörler gibi kullanıcının kimliğini doğrulayan bir veya birden fazla faktörle birlikte kullanılmadığı sürece eğitim kayıtlarına erişim sağlamak için kullanılamazsa; ve
- Öğrenci kimlik kartında görüntülenen bir öğrenci kimlik numarası veya diğer benzersiz kişisel tanımlayıcı, ancak tanımlayıcı, PIN, şifre veya sadece yetkili kullanıcı tarafından bilinen veya sahip olunan diğer faktörler gibi kullanıcının kimliğini doğrulayan bir veya daha fazla faktörle birlikte kullanılmadığı sürece, eğitim kayıtlarına erişim sağlamak için kullanılamaz.
NOT: "rehber bilgileri" istisnası kapsamında paylaşılan öğrenci bilgileri FERPA tarafınca korunmaz ve bu yüzdendir ki, FERPA'nın kullanım ve yeniden ifşa sınırlamalarına tâbi değildir.
FERPA yasası ile ilgili ilâve kaynaklar için lütfen şunlara bakınız: