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¿Qué son los registros académicos y la información del directorio según FERPA?

¿Qué son los «registros académicos» según FERPA?

Por lo general, la Ley de Derechos Educativos y Privacidad de la Familia (FERPA) precisa el consentimiento por escrito de los padres o «alumnos aptos» (alumnos mayores de 18 años o que asistan a un centro postsecundario) para divulgar información de identificación personal (IIP) de los registros académicos. En caso de que no exista un consentimiento por escrito, FERPA permite que el centro o institución educativa divulgue la IIP del registro académico de un alumno si esta cumple con una o más de las «excepciones» descritas en 20 U. S.C. § 1232g(b) y (h) – (j) y 34 CFR § 99.31.  Consulta las cuatro excepciones más comunes al requisito de consentimiento por escrito de FERPA en el resumen del Centro de Asistencia Técnica de Privacidad (PTAC) del Departamento de Educación. FERPA es una normativa que deben cumplir los colegios o centros educativos que reciben fondos federales del Departamento de Educación (a diferencia de las empresas).

No podemos asesorarte jurídicamente, ni pretendemos ofrecerte asesoramiento legal con estos «consejos» de FERPA.  Además, esto no es legalmente vinculante y ninguno de estos «consejos» garantiza el cumplimiento de FERPA, ¡pero confiamos en que te sirvan de guía por su utilidad y claridad!  

 

Según FERPA, el «registro académico» (K-12) se define de la siguiente manera:

Los registros académicos son registros, archivos, documentos y otros materiales (i) que contienen información directamente relacionada con un alumno; y (ii) cuyo mantenimiento corre a cargo de un centro o institución educativa, o de una persona que actúa para dicho centro o institución.

El término «registro académico» no incluye:

(i) los registros del personal de instrucción, supervisión y administración y del personal docente auxiliar que estén en posesión exclusiva de su creador y no sean accesibles ni divulgados a ninguna otra persona que no sea un sustituto;

(ii) los registros mantenidos por una unidad de aplicación de la ley del centro o institución educativa que esa unidad haya creado para hacer cumplir la ley;

(iii) en el caso de las personas que estén empleadas por un centro o institución educativa pero no asistan a dicha agencia o institución, los registros realizados y mantenidos en el desarrollo normal de la actividad que se relacionen exclusivamente con las capacidades de dicha persona como empleado y no puedan emplearse para para ningún otro propósito; ni

(iv) los registros de los alumnos que sean mayores de dieciocho años o asistan a centros de educación postsecundaria y que realice o mantenga un médico, psiquiatra, psicólogo u otro profesional o paraprofesional reconocido en su capacidad profesional o paraprofesional, o que ayude en esa capacidad, y que se creen, conserven o utilicen exclusivamente para el tratamiento del alumno, y no están disponibles para nadie más que las personas que brindan dicho tratamiento, excepto en los casos en los que dichos registros puedan ser revisados personalmente por un médico u otro profesional apropiado elegido por el alumno 

NOTA: la información del alumno que ha sido anonimizada correctamente o que se comparte acogiéndose a la excepción de «información de directorio», no está protegida por FERPA y, por lo tanto, no está sujeta a las limitaciones de uso y divulgación de FERPA.

 

¿Qué es la «información del directorio» según FERPA?

Información del directorio hace referencia a la información incluida en un registro académico de un alumno que, por lo general, si se revelara, no se consideraría dañina ni una invasión de la privacidad.

La información del directorio incluye, entre otros datos: nombre del alumno; dirección; lista de teléfonos; dirección de correo electrónico; fotografía; fecha y lugar de nacimiento; área de especialización de estudio; curso; estado de matriculación (p. ej., licenciatura o posgrado, tiempo completo o parcial); fechas de asistencia; participación en actividades y deportes oficialmente reconocidos; peso y altura en caso de ser miembro de un equipo deportivo; títulos, reconocimientos y premios recibidos; y último centro o institución educativa al que asistió.

La información del directorio no incluye la siguiente información del alumno...

  1. Número de seguridad social;
  2. Número de identificación (ID) del alumno, excepto lo dispuesto en el párrafo (c) de esta definición.

Según los párrafos (a) y (b) de esta definición, la información del directorio incluye...

  1. El número de ID de alumno, ID de usuario u otro identificador personal único que emplee el alumno para acceder o comunicarse en sistemas electrónicos, pero solo en los casos en los que no pueda emplearse para acceder a registros académicos, a no ser que se combine con uno o más factores de autenticación que sirvan para identificar al usuario, como un número de identificación personal (PIN), contraseña u otro factor que solo el usuario autorizado conozca o posea;
  2. El número de ID de alumno u otro identificador personal único que aparece en la credencial de ID de alumno, pero solo en los casos en los que no pueda emplearse para acceder a registros académicos, a no ser que se combine con uno o más factores de autenticación que sirvan para identificar al usuario, como un PIN, contraseña u otro factor conocido o poseído únicamente por el usuario autorizado.

NOTA: la información del alumno que se ha compartido según la excepción de «información del directorio»" no está protegida por FERPA y, por lo tanto, no está sujeta a las limitaciones de uso y divulgación de FERPA.

 

Para ver recursos adicionales sobre FERPA, consulta: