O que são os "Registros Educacionais" de acordo com o FERPA?
Em linhas gerais, a Lei de Privacidade e Direitos Educacionais Familiares (FERPA) requer o consentimento por escrito dos pais ou “alunos qualificados” (alunos com pelo menos 18 anos de idade ou que frequentam uma instituição pós-secundária) para liberar informações de identificação pessoal (PII) dos registros educacionais. Na ausência do consentimento por escrito, a FERPA permite que uma agência ou instituição educacional divulgue PII de um registro educacional de um aluno se a divulgação atender a uma ou mais das “isenções” descritas na seção 20 U.S.C. § 1232g(b) e (h) – (j) e 34 CFR § 99.31. § 1232g(b) e (h) – (j) e 34 CFR § 99.31. Por favor, veja o sumário do Privacy Technical Assistance Center (PTAC), do Departamento de Educação americano, com as quatro exceções mais usadas ao requisito de consentimento por escrito da FERPA. A FERPA é um regulamento que as escolas ou instituições educacionais que recebem financiamento federal do Departamento de Educação devem cumprir (ao contrário das empresas).
Não podemos fornecer nenhum aconselhamento jurídico, nem estamos fornecendo aconselhamento jurídico com essas "dicas" da FERPA. Além disso, isso não é juridicamente vinculativo e nada nessas “dicas” garante sua conformidade com a FERPA, mas esperamos que seja um guia claro e útil!
Um “registro educacional” (K-12), de acordo com a FERPA, é definido conforme a seguir:
Os Registros Educacionais são os registros, arquivos, documentos, e outros materiais que (i) contêm informações diretamente relacionados a alunos; e (ii) são mantidos por uma agência ou instituição educacional ou por uma pessoa agindo para tal agência ou instituição.
O termo "registros educacionais" não inclui:
(i) registros de pessoal de instrução, supervisão e administrativo, e pessoal educacional auxiliar, que estão em posse exclusiva do fabricante e que não são acessíveis ou revelados a qualquer outra pessoa, exceto um substituto;
(ii) registros mantidos por uma unidade de aplicação da lei da agência ou instituição educacional que foram criados por essa unidade de aplicação da lei para fins de aplicação da lei;
(iii) no caso de pessoas que são empregadas por uma agência ou instituição educacional, mas que não frequentam tal agência ou instituição, registros feitos e mantidos no curso normal dos negócios que se relacionam exclusivamente a essa pessoa na capacidade dessa pessoa como um funcionário e não estão disponíveis para uso para qualquer outra finalidade; ou
(iv) registros de um aluno com dezoito anos de idade ou mais, ou que esteja frequentando uma instituição de ensino pós-secundário, feitos ou mantidos por um médico, psiquiatra, psicólogo ou outro profissional ou paraprofissional reconhecido atuando em seu exercício profissional ou capacidade paraprofissional, ou auxiliando nessa capacidade, e que são feitos, mantidos ou usados apenas em conexão com a prestação de tratamento ao aluno e não estão disponíveis para ninguém além de pessoas que fornecem tal tratamento, exceto que tais registros podem ser revisados pessoalmente por um médico ou outro profissional apropriado de escolha do aluno
OBSERVAÇÃO: as informações de alunos que foram devidamente desidentificadas ou que são compartilhadas sob a exceção de "informações de diretório", não são protegidas pela FERPA e, portanto, não estão sujeitas às limitações de uso e divulgação da FERPA.
O que são as "Informações de Diretório" de acordo com a FERPA?
As Informações e Diretório querem dizer informações contidas em um registro educacional de um aluno que não seriam geralmente consideradas prejudiciais, ou como uma invasão de privacidade, caso divulgadas.
As informações do diretório incluem, entre outras, o nome do aluno; endereço; lista telefônica; endereço de e-mail; fotografia; data e local de nascimento; campo de estudo principal; nível de ensino; status da inscrição (por exemplo: graduação ou pós-graduação, período integral ou meio período); datas de atendimento; participação em atividades e esportes oficialmente reconhecidos; peso e altura de integrantes de equipes atléticas; graus, honrarias e prêmios recebidos; e a agência ou instituição educacional mais recente frequentada.
As informações de diretório não incluem...
- O "Social security number"; ou
- Número de identificação (ID) do aluno, exceto conforme estabelecido no parágrafo (c) desta definição.
De acordo com os parágrafos (a) e (b) desta definição, as informações do diretório incluem:
- Um número de identificação do aluno, ID do usuário ou outro identificador pessoal exclusivo usado por um aluno para fins de acesso ou comunicação em sistemas eletrônicos, mas somente se o identificador não puder ser usado para obter acesso aos registros educacionais, exceto quando usado em conjunto com um ou mais fatores que autentiquem a identidade do usuário, como um número de identificação pessoal (PIN), senha ou outro fator conhecido ou possuído apenas pelo usuário autorizado; e
- Um número de identificação do aluno ou outro identificador pessoal exclusivo exibido em um crachá de identificação do aluno, mas apenas se o identificador não puder ser usado para obter acesso aos registros educacionais, exceto quando usado em conjunto com um ou mais fatores que autentiquem a identidade do usuário, como um PIN, senha ou outro fator conhecido ou possuído apenas pelo usuário autorizado.
OBSERVAÇÃO: as informações de alunos que foram compartilhadas sob a exceção de "informações de diretório", não são protegidas pela FERPA e, portanto, não estão sujeitas às limitações de uso e divulgação da FERPA.
Para recursos adicionais sobre a FERPA, por favor veja: