Que sont les « dossiers éducatifs » conformément à la loi FERPA ?
En général, la Loi sur les droits éducatifs et la vie privée des familles (FERPA) exige le consentement écrit des parents ou des « élèves éligibles » (élèves âgés d'au moins 18 ans ou fréquentant un établissement d'enseignement postsecondaire) pour la divulgation d'informations personnellement identifiables (IPI) contenues dans les dossiers éducatifs. En l'absence de consentement écrit, la loi FERPA autorise un centre ou un établissement d'enseignement à divulguer des IPI provenant du dossier éducatif d'un élève si cela répond à une ou plusieurs des « exemptions » énoncées dans 20 U.S.C. § 1232g(b) et (h) – (j) et 34 CFR § 99.31. Veuillez consulter le résumé des quatre exceptions à l'obligation de consentement écrit de la Loi FERPA les plus couramment utilisées du Centre d'assistance technique sur la vie privée (PTAC) du Département de l'éducation. La loi FERPA est une réglementation à laquelle doivent se conformer les écoles ou les établissements d'enseignement qui reçoivent des fonds fédéraux du ministère de l'Éducation (par opposition aux entreprises).
Avec ces « conseils » sur la loi FERPA, nous ne vous conseillons pas juridiquement et nous ne fournissons pas non plus d'avis juridique. En outre, ils ne sont pas juridiquement contraignants et aucun de ces « conseils » ne garantit que vous vous conformerez à la loi FERPA, mais nous espérons qu'ils seront un guide utile et clair !
Un « dossier éducatif » (K-12) en vertu de la loi FERPA est décrit comme suit :
Les dossiers éducatifs sont les dossiers, fichiers, documents et autres matériels qui (i) contiennent des informations directement liées à un élève ; et qui (ii) sont conservés par un centre ou un établissement d'enseignement ou par une personne agissant pour le compte de ce centre ou établissement.
Le terme « dossier éducatif » n'inclut pas :
(i) les dossiers du personnel d'enseignement, de surveillance et d'administration et du personnel éducatif auxiliaire qui sont en la seule possession de leur auteur et qui ne sont accessibles ou révélés à aucune autre personne, à l'exception d'un remplaçant ;
(ii) les dossiers conservés par une unité de maintien de l'ordre du centre ou de l'établissement d'enseignement créés par cette unité à des fins de maintien de l'ordre ;
(iii) dans le cas de personnes employées par un centre ou un établissement d'enseignement, mais qui ne fréquentent pas ce centre ou cet établissement, les dossiers créés et conservés pour le déroulement normal de l'activité qui se rapportent exclusivement à cette personne en sa qualité d'employé et qui ne peuvent pas être utilisés à d'autres fins ; ou
(iv) les dossiers d'un élève âgé de dix-huit ans ou plus, ou fréquentant un établissement d'enseignement post-secondaire, qui sont créés ou conservés par un médecin, un psychiatre, un psychologue ou un autre professionnel ou paraprofessionnel reconnu agissant en sa qualité de professionnel ou de paraprofessionnel, ou l'aidant en cette qualité, et qui sont créés, conservés ou utilisés uniquement dans le cadre du traitement de l'élève, et ne sont accessibles qu'aux personnes prodiguant ce traitement, à l'exception des cas où ces dossiers puissent être personnellement examinés par un médecin ou un autre professionnel approprié choisi par l'élève
REMARQUE : les informations relatives à l'élève qui ont été correctement anonymisées ou partagées en vertu de l'exception relative aux « informations du Répertoire » ne sont pas protégées par la loi FERPA et ne sont donc pas soumises aux restrictions d'utilisation et de divulgation de cette loi.
Que sont les « informations du Répertoire » conformément à la loi FERPA ?
Les informations du Répertoire sont des informations contenues dans le dossier éducatif d'un élève dont la divulgation ne serait généralement pas considérée comme préjudiciable ou comme une atteinte à la vie privée.
Les informations du Répertoire comprennent notamment le nom de l'élève, son adresse, sa liste de numéros de téléphone, son adresse électronique, sa photographie, sa date et son lieu de naissance, son principal domaine d'études, son année scolaire, son statut d'élève (par exemple, premier ou deuxième cycle, à temps plein ou à temps partiel), ses dates d'assistance, sa participation à des activités et à des sports officiellement reconnus, le poids et la taille dans le cas des membres d'équipes de sport, les diplômes, les distinctions et les récompenses qu'il a reçus, ainsi que le dernier centre ou établissement d'enseignement qu'il a fréquenté.
Les informations du Répertoire n'incluent pas les informations suivantes d'un élève :
- Le numéro de la Sécurité sociale : ou
- Le numéro d'identification (ID) de l'élève, sauf dans les cas prévus au paragraphe (c) de la présente définition.
Conformément aux paragraphes (a) et (b) de cette définition, les informations du Répertoire comprennent :
- Le numéro ID de l'élève, l'ID de l'utilisateur ou tout autre identifiant personnel unique utilisé par un élève pour accéder à des systèmes électroniques ou y communiquer, mais seulement si l'identifiant ne peut pas être utilisé pour accéder aux dossiers éducatifs, sauf lorsqu'il est utilisé avec un ou plusieurs facteurs qui authentifient l'identité de l'utilisateur, tels qu'un numéro d'identification personnel (PIN), un mot de passe ou tout autre facteur que seul l'utilisateur autorisé connaît ou possède ; et
- Le numéro ID de l'élève ou tout autre identifiant personnel unique figurant sur un badge d'identification de l'élève, mais uniquement si l'identifiant ne peut pas être utilisé pour accéder aux dossiers éducatifs, sauf s'il est utilisé avec un ou plusieurs facteurs d'authentification de l'identité de l'utilisateur, tels qu'un code PIN, un mot de passe ou tout autre facteur que seul l'utilisateur autorisé connaît ou possède.
REMARQUE : les informations relatives à l'élève partagées en vertu de l'exception relative aux « informations du Répertoire » ne sont pas protégées par la loi FERPA et ne sont donc pas soumises aux restrictions d'utilisation et de divulgation de cette loi.
Pour en savoir plus sur la loi FERPA, veuillez consulter :